Vizor – gradimo zaupanje

Nisem zelo ročen tip, predvsem pa ne nekdo, ki bi izjemno užival pri različnih popravilih. Vsake toliko pa se lotim kakšnega (p)opravila in ga pogosto tudi uspešno zaključim. Izkazalo se je, da se da popraviti tudi precej specifične stvari. Nazadnje sem se lotil svojega strižnika za lase, ki je zame tudi brivnik.

V notranjosti je bil neki kontakt slab. Kosem začel razstavljati, sem opazil veliko nesnage v rezilnem delu in sem razstavil še tistega.  Brez težav sem polotal nekaj spojev na ploščici tiskanega vezja in uredil kontakt. Težava pa se je pojavili, ko je bilo treba sestaviti strižni del? Kar naenkrat je bilo bolj zapleteno, kot bi si mislil. Deli kar niso hoteli skupaj. Ko pa so že šli, strižnik ne pravilno deloval. Ob precej truda, sem končno uspel in pri tem intuitivno in izkustveno prišel do naslednjih pravil:

1. Preden razstaviš posamezno fazo naprave, fotografiraj. Fotografija ti bo pomagala pri sestavljanju, ki je običajno bolj zahtevno kot razstavljanje.
2. Mehanizem, ki ne deluje dovolj dolgo opazuj in ga poskušaj razumeti. Osebno mi res pomaga, če se lotevam naprave počasi in dolgo opazujem. Morda si vzamem malo predaha in tudi brez naprave pred očmi razmišljam, kaj bi bilo narobe.
3. Google pozna veliko odgovorov, morda tudi shem in izkušenj ljudi, ki so podobno že poskušali.
4. Glede na razumevanje delovanja iščem hipoteze in jih preizkušam.
5. Kadar se zdi, da je potrebna zelo velika sila, še enkrat premislim. Običajno se dajo stvari sestaviti – popraviti brez pretirane sile. Pretirana sile je pa seveda precej mala pri strižniku in bistveno večja sesalcu ter še večja pri traktorju. 🙂

Vedno kadar mi uspe, sem vesel. Uspeh mi potrdi, da zmorem in bi verjetno zmogel tudi kakšno še bolj zahtevno stvar. Bi pa porabil zelo veliko časa. V takšnih primerih je bolje to zaupati strokovnjak. Odvisno seveda od tega ali imaš več časa ali več denarja. Zanemarljivo pa ni niti veselje za do takšnih opravil

Nekaj let nazaj sem moderiral sodelovalni dogodek „Odprtega prostora“ na poletnem taboru Evropske organizacije za kakovost. Takrat sem imel za sabo že kar nekaj moderacij, a sem bil precej vznemirjen: prvi dogodek, ki sem ga moderiral v angleščini in udeleženci so bili strokovnjaki za kakovost predvsem iz Evrope pa tudi od drugod. Naj samo omenim japonskega profesorja, dobitnika Demingove nagrade za kakovost in predsednika Ameriškega združenja za kakovost. Dogodek je tekel presenetljivo dobro. Moč soustvarjanja je prišla do izraza.

Načela odprtega prostora

Skozi proces pa so se zelo lepo potrdila vsa načela odprtega prostora: Kdorkoli pride, je prava oseba (ljudje so se prostovoljno odločali za udeležbo), Karkoli se zgodi, je edina stvar, ki se je lahko zgodila (odprtost za sprejemanje novega), Ko se nekaj začne, je ravno pravi čas za začetek, Ko je konec je konec (ne dolgovezimo in vlečemo stvari). In morda ključna stvar Zakon dveh nog: Ko se znajdeš na mestu, kjer se ne moreš ne učiti, ne prispevati, uporabi svoji dve nogi in pojdi na bolj produktivno mesto. Ta zakon učinkovito prispeva k temu, da posamezniki ne postanejo „pametni“, ker sicer ostanejo sami in da se ljudje ne začnejo dolgočasiti, ker morajo prej oditi tja, kjer bodo predani.

To, da odprti prostor gradi na predanosti in odgovornosti ter to intenzivno vzpodbuja pri udeležencih, sem se prepričal večkrat. Duh sodelovanja in soustvarjanja je deloval v podjetjih, šolah, nevladnih organizacijah in lokalnih skupnostih. Ljudje so prišli, ker so bili predani izzivu in zato so tudi aktivno sodelovali in prevzemali odgovornost. Brez odgovornosti se namreč nič ne zgodi.

Pametnjakoviči rušijo, neopazni gradijo

V odprtem prostoru je zelo pomembna vloga moderatorja – pravzaprav facilitatorja. To lahko prevedemo kot olajševalec. Moderator mora biti kar najbolj neopazen. Odpre prostor in potem pusti, da teče. Moderator zaupa v moč samoorganiziranja, na kateri odprti prostor v veliki meri temelji.

Odprti prostor deluje vedno. Deluje z visoko izobraženimi strokovnjaki, kar sem hotel prikazati z začetnim primerom. In deluje s pisano zasedbo prebivalcev neke skupnosti. Propade pa samo v enem primeru. Če nek posameznik, ki ima dejansko moč, to moč poskuša uveljaviti in misli, da edino on ve, kako bi lahko izziv rešili. Pa še takrat obstaja zasilni izhod: vsi ostali udeleženci uporabijo pravilo dveh nog in odidejo nekam drugam.

Seveda pa ni odprti prostor ena in edina metoda, ki omogoča sodelovanje. Sam uporabljam besedno zvezo odprti prostor kot dobro pripravljeno okolje v fizičnem in duhovnem smislu, ki vzpodbuja in omogoča sodelovanje v neki skupini ljudi.

Moči Slovenije na Štatenbergu

Takšne odprti prostor je bilo tudi srečanje SOS – Moči Slovenije na dvorcu Štatenberg konec avgusta letos. Zbralo se je okrog 70 ljudi, od tega vsaj 20 izven Slovenije: iz Avstralije, Nove Zelandije, Libanona, Francije, Belgije, Nemčije,.. Skozi dobro načrtovan proces v katerega smo vstopili preko osebne izkušnje in potem preko zgodb. Celoten proces je temeljil na Umetnosti gostiteljstva (Art of Hosting), ki je učinkovit način žetve kolektivne modrosti in samoorganizirajočih zmožnosti skupin vseh velikosti. Pri tem se uporabljajo različne metode (Krog, Odprti prostor, Svetovna kavarna, Proaktivna kavarna, pripovedovanje zgodb) Kot da bi uporabljali velik lijak, so se različne idej, nova spoznanja in dejstva prelivala v neko skupno čutenje in modrost o tem, kaj so resnične moči / potenciali Slovenije. Sam proces je prispeval k temu, da smo videli celoto izziva, da je lahko vsak izrazil svoj pogled in da je vzklila skupna modrost. Ni bilo prepirov, preglasovanj, nezadovoljstva.

Ker je še celotno poročilo v pripravi, naj za zapišem po spominu nekaj ugotovljenih moči Slovenije: narava, vode, poljedelstvo, Slovenija kot učilnica, ….

Izzivi sodelovanja

Res zaupam v moč sodelovanja in v moč različnih sodelovalnih načinov, ki v veliki meri temeljijo na samorganiziranju ljudi. Zaupam zaradi lastnih pozitivnih izkušenj, zaupam ker verjamem da je 1+1+1 > 3, kar je povzetek sinergije. Razumem pa tudi strahove. Težko se je odpovedati lastnini nad idejo. Težko se je izpostaviti. Kot šef je težko izpustiti vajeti iz rok in zaupati skupini. Ni enostavno deliti stvari, ki jih znamo, v veliki skupini. Vse to je res. A sodelovanje in soustvarjanje je v svetu nenehnih in hitrih sprememb edina res učinkovita pot. In tega sodelovanja se moramo učiti. Odpirati moramo prostor zanj.

Zaupam krogu

Pravzaprav so alternative različnim okroglim mizam in posvetom prej omenjene metode. Okrogla miza lahko odpira konflikt, lahko pušča posameznike na različnih bregovih. Konference ustvarjajo dvorazredne udeležence: govorniki in poslušalci. V obeh primerih pa ni prostora dialoga, poslušanja, sprejemanja in kolektivne inteligence. Ne zaupam okroglim mizam. Morda bi jim zaupal, če bi vsaj bile okrogle. Zaupam pa odprtemu prostoru, metodi dialoga, svetovni kavarni, …, ker vsi sedimo v krogu. Krog pa je oblika sodelovanja. Tudi v realnem življenju govorimo o prijateljskem krogu, družinskem krogu in krogu sodelavcev. In v nekaterih afriških vaseh so hiše postavljene v krogu.

Sam se imam za inovativnega. Tisto najbolj intenzivno inovativnost pa doživljam ob pripravi sladice – in to ne sladic po receptih. Kako to gre? Dobim navdih. To je običajno osnovna surovina. Zadnjič so to bile bučke. In potem začnem delati. Z nožem za lupljenje sem bučke narezal na tanke rezine. In do takrat še nisem vedel, kaj bo sledilo. Nadaljnji koraki se pri moji pripravi sladic odkrivajo z delom.

Nad končnim izdelkom je moja glavna preizkuševalka – žena – praktično vedno navdušena in še nekaj drugih pozitivnih odzivov je bilo. Iz tega lahko sklepam, da gre res za inovacijo, saj je ideja “uspela na trgu”.

Ob tem spoznavam naslednje:

1. Inovativnost je pri meni zelo povezan z rokami. Začeti moram z delom in potem se ideja razvija. Gre torej za hitro prototipiranje. Samo v glavi ne morem izdelati sladice in jo šele potem začeti pripravljati.
2. Imam pa tudi nekaj praktičnih izkušenj: v mladostniških letih sem veliko pekel, z mamo sva delala torte in tudi kuhal sem rad. Konkretna znanja in veščine na področju inoviranja so seveda dobrodošle.
3. Ne ustrašim se nenavadnih idej in zaupam svojemu navdihu.
4. Sprašujem pa se, kako lahko ta spoznanja prenesem na druga področja inoviranja. Na nekaterih področjih mi to uspeva, druga pa še čakajo pravega odgovora. Verjamem pa, da se da.

Komaj rojene mucke so po dve in dve povezali. Ena je bila privezana na hrbtu druge. Spodnja se je lahko normalno premikala, druga je lahko le občutila premikanje prve na njenem hrbtu. Obe sta torej občutili enako gibanje, dejansko pa se je premikal le ena.

Spodnja mucka se je naučila videti normalno, zgornja pa ne – njena sposobnost videnja ni bila ustrezno razvita.

Rezultati tega dejansko izvedenega poskusa nas učijo več stvari:

• Ključnih stvari svojega posla / delovanja ne smemo outsoursati. Tudi zunanji svetovalci lahko pomenijo zunanje izvajanje ključnih stvari.
• katere so ključne stvari vašega posla / življenja
• katere ključne stvari ste dali v zunanje izvajanje
• Pri učenju je pomembno, da gledamo in uporabljamo roke /noge in uči. Samo z gledanjem se učimo bistveno slabše.
• kaj to konkretno pomeni za vaše učenje

Nekaj časa nazaj sem vodil delavnico Managerske igre. Udeleženci so igrali “človek ne jezi se”. Po nekaj minutah igranja sem jim rekel, naj spremenijo pravila tako, da bodo kar najbolj hitro vsi igralci z vsemi figurami prišli v ‘hiške’. Kako bi vi spremenili pravila igre?

Posamezne skupine so naredile manjše ali večje spremembe, a igra je še kar trajala. Šele po po nekaj opozorilih, da so sprememb lahko poljubne in da je cilj, da kar najbolj hitro vsi pridejo v hišice, so se lotili bolj konkretnih sprememb.

Ta primer je nazorno pokazal, kako težko je stopiti iz ustaljenega okvira. Še posebej, če se je ta okvir utrjeval leta in leta.

In kaj bi bila res radikalno učinkovita sprememba? Pri igri? V vaši konkretni osebni ali poslovni situaciji?

V manjšem podjetju imam dragoceno priložnost pogovarjati se z vsemi zaposlenimi in lastnikom. Koliko stvari se odkriva skozi pogovor in koliko stvari se začenja reševati brez velikih in zahtevnih načrtov ter projektov.

Odkrivam kamenčke mozaika in morda se pokaže, da bo treba kakšnega malo prestaviti, da bo slika lepša. In to je sad preprostih pogovorov. Če bi podjetnikom in direktorjem v letu 2013 lahko zaželel le eno stvar, bi jim rekle: “Pogovarjajte s s svojimi zaposlenimi. Vzemite si vsaj eno uro časa za vsakega.” V tem podjetju sem sam vmesni člen med zaposlenimi in lastnikom. Včasih, je tako celo lažje prebiti led.

Kaj me še čaka v tem podjetju? Postaviti okvir letnega načrta, timski coaching, ki bo vključil kolektivno modrost / inovativnost. Ko ljudem pokažeš, da računaš na njih, ima to izjemno moč. Še posebej, če je ta, ki to pokaže, njihov šef.

Ko začnemo govoriti o sistemih inoviranja, vodenju inovacij in odprtem inoviranju, daje vse to občutek precejšnje kompleksnosti. Z nekaterimi precej preprostimi posameznimi dejavnostmi pa lahko precej vzpodbudimo inovativnost v nekem okolju. Takšne posamezne dejavnosti lahko kasneje celo sestavljajo kompleksnejši sisteme vodenja inovativnosti. Deseti možnih dejavnosti:

1. Ustvarjamo plakat

Na mestu, kjer se srečuje veliko sodelavcev namestimo plakat in nanj po potrebi zapišemo izziv ali vprašanje ter vse povabimo , da zraven zapišejo svoje predloge. Primerna mesta za to so skupni družabni prostor, čajna kuhinja, stan ob kavnem avtomatu, garderoba,…

2. Odprimo „Ideja“ sobo.

Poseben prostor preoblikujmo v prostor za zbiranje idej in sodelovalno reševanje. Stene polepimo s papirjem ter povabimo vse sodelavce, da na te papirje napišejo probleme, izzive in vprašanja s katerimi se trenutno srečujejo. Vse sodelavce tudi povabimo, da si občasno vzamejo čas in predlagajo svoje rešitve, zamisli in odgovore na te izzive. V prostoru je lahko tudi miza in stoli, kamor se lahko umakne tim, ki je pred določenim izzivom.

3. Spletno sodelovalno okolje

Ustvarimo preprosto spletno sodelovalno okolje, kamor lahko sodelavci „prilepijo svoje izzive, vprašanja, dejavnosti in ostali sodelavci predlagajo rešitve in odgovore. Takšna preprosta okolja lahko ustvarimo v različnih wiki okoljih (Wikispaces, Google Sites, …), blogovskih okoljih (WordPress,..) okoljih za mikrobloganje (Yammer), sodelovalnih miselnih vzorcih (Minmeister)

4. Obiski v drugačna okolja

Občasno gremo na obisk v drugačna okolja. Za sodelavce pripravimo obiske v okolja, kjer delajo bistveno drugačne stvari, kot v našem podjetju. Naj imajo možnost precej dobro spoznati tisto okolje in način njegovega delovanja. Lahko je tak izlet pripravljen ob konkretnem izzivu s katerim se določen tim sooča. V tistem novem okolju pa so pozorni na morebitne rešitve, ki se tam ponujajo.

5. Stranke inovirajo

Povabimo stranke, da predlagajo ideje, kako izboljšati naše izdelke ter storitve in kaj še dodatno ponudi. Odprimo kanale preko katerega bodo stranke lahko predlagale in naučimo naše sodelavce, ki so v stiku s strankami, da bodo znale sprejemati in vzpodbujati povratne informacije Blagajničarka v trgovini vpraša stranko, kaj bi ona še želela ali, kaj bi spremenila v trgovini). Tudi za stranke lahko uporabimo realno ali virtualno tablo, kamor lahko sami pišejo. Zelo nazoren primer je My Sturbaks Idea.

6. Odprti prostor dvakrat letno

Enkrat ali dvakrat letno pripravimo za vse sodelavce Odprti prostor. To je moderirana dejavnost z izbrano temo – fokusom. Tema je lahko tudi precej široka (Kako izboljšati kakovost naših storitev?, Kako povečati prodajo?, …) Vsi sodelujoči predlagajo teme znotraj fokusa in se potem o posameznih temah pogovarjajo, jih analizirajo, predlagajo konkretne dejavnosti. Udeležba je seveda prostovoljna. Eno izmed ključnih vodil dogodka je: „Karkoli se zgodi, je edina stvar, ki se je lahko zgodila.“

7. Implementacijski tim

Oblikujete implementacijski tim, ki bo poskrbel, da se bodo dobre idej uresničile. Avtor ideje ni vedno najboljša oseba z implementacijo. Tim je lahko stalen ali pa ima vsaj stalno jedro, ki se dopolnjuje z ustreznimi strokovnjaki.

8. Počistite ideje za sabo.

Vsako idejo, ki jo na kakršen koli način dobimo moramo ovrednotiti ter jih vreči v koš ali poslati v uresničitev. Tudi pri vrednotenju idej lahko pomagajo vsi sodelavci in stranke. Preprosta in učinkovita orodja za to so na voljo (Googlovi obrazci in ustrezen vprašalnik, ocenjevanje ideje s samolepilnimi pikicami, ki jih ocenjevalci (sodelavci) dobijo, …)

9. Dve uri na teden za lastne ideje

Dajte vašim sodelavcem „dovoljenje“ da se bodo vsaj 2 uri na teden ukvarjali s stvarjo, ki jih zanima in ne sodi nujno na področje njihovega dela. Te dve uri gresta seveda v njihov delovni čas. V Googlu in 3M imajo za to na voljo en dan v tednu.

10. ‘Zakaj ne’ izdelek, storitev, lastnost.

Enkrat na teden izberite en vaš izdelek, storite, proces ali poslovni model. Ob tem v izbrani skupini postavite serijo vprašanj: „Zakaj ne ……? Zakaj ne bi zaoblili robov na izdelku? Zakaj ne bi omogočili nsvetov preko spleta? Zakaj ne bi povečali števila vrtljajev motorja pri sesalniku?

Če uporabite eno, dve ali tri ideje in jih tudi dejansko uresničite, bo inovativnost v vašem podjetju napredovala. Izmed teh 10 idej jih je nekja gotovo enostavno uresničljivih za vas in tudi vam blizu.